A betegszállítások gördülékenyebb ügyintézésének elősegítése érdekében egy írásos megrendelőn túl az alábbi dokumentumokra és információkra van szükség:

• Honnan-hova történik a szállítás.
• Küldő orvos nyilatkozata a szállítandó beteg vezető diagnózisáról, aktuális állapotáról, a tervezett szállítás körüli 12 órában várható ellátási igényről. (A rendelkezésre álló adatokon túl szükség esetén ún. „repülés előtti állapotfelmérést” végzünk, hogy eldöntsük, biztonságosan szállítható-e a beteg.)
• A fogadó kórház nyilatkozata. Igény esetén a teljes betegutat megszervezünk (pl. a Magyarországon fogadó osztályt is megtaláljuk), garantálva ezzel a beteg/sérült felvételét.
• Fontos, hogy már a megrendeléskor ismert legyen a költségviselő személye (pl. biztosítótársaság), akinek erről nyilatkoznia kell.
• A beteg (és esetleges kísérőjének) útlevél-, szükség esetén vízumának másolata.