Abgesehen von dem schriftlichen Antrag benötigen wir die folgenden Dokumente und Informationen, damit die Administration reibungslos abläuft:

• Abflugort und Reiseziel.
• Eine Erklärung von dem am Abflugort zuständigen Arzt über die Hauptdiagnose, den aktuellen Zustand des Patienten und die voraussichtliche Behandlung vor und nach dem Zeitraum von 12 Stunden des Transports. (Falls nötig, führen wir auch einen sogenannten „Pre-flight Check” durch, damit wir entscheiden können, ob der Patient risikofrei transportiert werden kann.)
• Eine Erklärung von dem Krankenhaus des Reiseziels. Auf Anfrage können wir auch den kompletten Transport des Patienten organisieren (z. B. wir suchen ein Krankenhaus in Ungarn aus, das den Patienten annehmen wird). Auf diese Weise können wir sicherstellen, dass der Patient/Verletzte zugelassen wird.
• Es ist wichtig, dass der Kostenträger (z. B. eine Versicherungsagentur) rechtzeitig identifiziert wird. Den Namen sollten wir gemeinsam mit dem schriftlichen Antrag erhalten.Wir benötigen auch eine Erklärung von dem Kostenträger.
• Eine Kopie von dem Reisepass (und Visa, falls nötig) des Patienten und der Begleitung.